Sformułowanie „kamienie milowe” nie cieszy się obecnie zbyt dobrą prasą. Większości z nas kojarzą się one z miliardami euro, które Polska miała otrzymać z Unii Europejskiej, ale póki co możemy o nich tylko pomarzyć. Same kamienie nie są tu jednak niczemu winne – to bardzo przydatne narzędzie dla osób realizujących różnego rodzaju projekty. Na przykład tych, które organizują wystawy w muzeum.
Czym są kamienie milowe w procesie organizacji wystawy w muzeum? To nic innego, jak jego najważniejsze momenty, które dzielą całość na etapy. Umieszczone w harmonogramie prac porządkują je, ułatwiają obserwowanie postępów i monitorowanie terminów. Dzięki nim widzimy wyraźnie, czy nasz projekt idzie zgodnie z planem. Jeśli nie i pojawiły się jakieś opóźnienia, musimy zintensyfikować działania.
Kamienie milowe pokrywają się z datami rozpoczęcia lub zakończenia poszczególnych faz projektu. Zazwyczaj ustalamy je na początku, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby dodać kamień już w trakcie realizacji projektu. Oczywiście – jeśli pojawi się taka potrzeba. Dobrze jest, jeśli każdy etap zaczyna się i kończy spotkaniem, którego rezultatem jest dokument raportujący o stanie prac.
Kamienie milowe w systemie Ekspozeo
W systemie wspomagającym organizację wystaw Ekspozeo określenia kamieni milowych sformułowaliśmy konkretnie pod kątem wystaw, np. scenariusz, konkurs, wernisaż itp. Opisując każdy z nich wpisujemy przede wszystkim dane podstawowe, czyli datę rozpoczęcia i zakończenia etapu czy jego cel. Możemy również oznaczyć na wykresie planowany stan zaawansowania prac. Stan rzeczywisty określamy podczas spotkań odbywających się w ramach danego etapu. Dzięki przejrzystym wykresom od razu widzimy, czy grozi nam pożar, czy możemy spokojnie pracować.
Czas między kamieniami dzielimy na regularne, systematyczne spotkania. W Ekspozeo mogą się one odbywać także w formie zdalnej, za pomocą dedykowanej platformy. Każde ze spotkań powinno być opisane przez osobę odpowiedzialną. To ona będzie spisywać dokonane ustalenia i wnioski oraz zadania do wykonania na kolejne spotkanie.
