NAJWAŻNIEJSZE OBOWIĄZKI
W ZAKRESIE KANCELARII
Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej
Przygotowywanie projektów pism, zarządzeń organizacyjnych
Zarządzanie wewnętrznymi aktami normatywnymi
Nadzór nad pracą archiwum zakładowego
W ZAKRESIE SEKRETARIATU
Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą, w tym w systemie elektronicznego obiegu dokumentów
Prowadzenie rejestrów korespondencji, umów, zarządzeń, zezwoleń itp.
Obsługa interesantów zewnętrznych i wewnętrznych
Obsługa sekretarska kadry zarządzającej, rady programowej i innych gremiów, w tym prowadzenie kalendarza, przygotowywanie korespondencji, obsługa i protokołowanie spotkań, logistyka transportu, cateringu itp.
WARUNKI ZATRUDNIENIA
- Planuje się zatrudnienie od 1 kwietnia 2025 (lub zgodnie z dostępnością wybranego kandydata) jednej osoby na podstawie umowy o pracę na pełen etat.
- Praca stacjonarna w siedzibie Muzeum Gdańska.
- Na wynagrodzenie miesięczne składa się: wynagrodzenie zasadnicze od 4.900 zł do 5.200 zł brutto w zależności od doświadczenia kandydata, dodatek stażowy pomiędzy 5% a 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy, dodatek funkcyjny w wysokości 25% wynagrodzenia zasadniczego.
WYMOGI WOBEC KANDYDATÓW
- Wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie i pokrewne
- Wiedza z zakresu prowadzenia kancelarii i sekretariatu
- Umiejętność samodzielnej redakcji prostych tekstów urzędowych i aktów normatywnych
- Umiejętność obsługi elektronicznych narzędzi wymiany informacji i doręczeń
- Zaawansowana znajomość pakietu MS Office
- Znajomość przepisów o ochronie danych osobowych, dostępie do informacji publicznych, przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
- Biegła znajomość języka polskiego w mowie i w piśmie
- Znajomość języka angielskiego pozwalająca na prowadzenie korespondencji i rozmów z interesantami
- Mile widziane doświadczenie pracy administracyjnej lub w sektorze finansów publicznych
- Otwartość na cyfryzację dokumentów i procesów administracyjnych
- Umiejętność pracy pod wpływem stresu, systematyczność
- Komunikatywność, życzliwość, otwartość na współpracę
- Wysoka kultura osobista, dyskrecja
REKRUTACJA
- CV i list motywacyjny należy składać przez portal pracuj.pl lub pocztą elektroniczną na adres rekrutacja[at]muzeumgdansk.pl do dnia 28 lutego 2025.
- Rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami odbędą się stacjonarnie w Ratuszu Głównego Miasta, kandydaci zostaną poinformowani o terminie rozmowy mailowo z kilkudniowym wyprzedzeniem.
- W ramach procesu rekrutacyjnego przewiduje się sprawdzenie wiedzy i umiejętności kandydatów w zakresie wskazanym powyżej.
WIĘCEJ INFORMACJI DLA KANDYDATÓW
