W ocenie Najwyższej Izby Kontroli proces inwestycyjny budowy Muzeum Wojska Polskiego jest zbyt przewlekły, a kolejny, wyznaczony na koniec tego roku termin zakończenia inwestycji – zagrożony.
Muzeum Wojska zostało powołane dekretem Naczelnego Wodza Józefa Piłsudskiego z 22 kwietnia 1920 r. Po II wojnie zostało reaktywowane 22 sierpnia 1945 r. Istniejące Muzeum Wojska Polskiego obecnie dzieli swoje pomieszczenia w jednym kompleksie z Muzeum Narodowym w Warszawie (MNW). W 1984 r. wygasła umowa w sprawie użytkowania. Od tego czasu resort obrony ponosi koszty najmu od MNW i jest zobligowany do zwolnienia zajmowanej (od lat 30-ych XX w.) części powierzchni Muzeum Narodowego przy Al. Jerozolimskich 3. W związku z zajmowaniem części powierzchni obiektów MNW przez MWP oba muzea mają trudną sytuację w zakresie przechowywania i wystawiania rosnących zbiorów.
Organizatorem Muzeum Wojska Polskiego jest Minister Obrony Narodowej, który (poprzez udzielanie dotacji) ma zapewnić środki niezbędne do jego utrzymania i rozwoju.
W 2007 r. Muzeum zostało wyznaczone na inwestora. Faza przygotowawcza trwała długo: pierwszy program inwestycyjny zatwierdzono dopiero w 2015 r. Ostatecznie proces rozpoczął się w latach 2016-2017 budową wjazdu na teren Cytadeli (I etap), a w 2018 r. MWP podpisało umowę z wykonawcą na budowę swojej nowej siedziby. Terminy zakończenia inwestycji zmieniały się wielokrotnie. Ostatecznie zakończenie robót ustalono na 2021 r.
Jak informuje NIK w pokontrolnym raporcie, w czasie przygotowania dokumentacji procesu inwestycyjnego prawidłowo wyznaczono podmioty i osoby odpowiedzialne za realizację zadań związanych z przygotowaniem inwestycji. „Właściwie zostały rozpoznane stan prawny i faktyczny nieruchomości oraz inne uwarunkowania. Instytucje i jednostki wojskowe opuściły teren Cytadeli, choć – szczególnie przed 2016 r. – przebiegało to z zakłóceniami. Teren budowy został przygotowany i udostępniony prawidłowo. Został też jednoznacznie dokonany podział terenu wraz z podziałem odpowiedzialności podmiotów na nim funkcjonujących. Wyłonienie wykonawców generalnych prac budowlanych (siedziby MWP i wjazdu) było właściwe” podkreślają kontrolerzy.
Zdaniem NIK w czasie przygotowania procesu inwestycyjnego i wyłonienia wykonawców doszło do pewnych nieprawidłowości. MWP sporządziło z uchybieniami protokół z postępowania wyboru generalnego wykonawcy prac budowlanych. NIK zauważa, że nieprawidłowość ta nie spowodowała nieważności postępowania.
NIK podkreśla, że procedura wyboru projektanta była „ułomna”. „W Regulaminie konkursu na koncepcję urbanistyczno-architektoniczną kompleksu MWP w Cytadeli Warszawskiej, mającego na celu wyłonienie projektanta, zamieszczono nieprecyzyjne i niewystarczające zapisy w zakresie maksymalnego, planowanego łącznego kosztu wykonania robót realizowanych na podstawie prac konkursowych” czytamy w raporcie. „Brak z kolei dopuszczenia możliwości odrzucenia ocenianej pracy, nawet w przypadku przekroczenia w niej budżetu mógł, zdaniem NIK, skutkować otrzymaniem przez inwestora koncepcji, których z uwagi na zbyt wysokie koszty nie można było zrealizować. Mogło to również nie zapewnić uczestnikom konkursu równoprawnej konkurencji, tj. uczestnik nie czując skrępowania określonym limitem mógł przedstawić pracę znacznie ciekawszą niż uczestnik trzymający się reżimu kwotowego”.
W dalszej części raportu NIK wylicza, że w latach 2008-2020 Muzeum podpisało ponad 300 umów na łączną kwotę prawie 13 mln zł. „W zdecydowanej liczbie przypadków (85%) nie stosowano Prawa zamówień publicznych (Pzp) korzystając z zapisu, który mówi, że Pzp nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza 30 tys. euro. Regulamin zamówień MWP nie precyzował trybu udzielania takich zamówień. W czasie kontroli NIK zbadała 17 wniosków o udzielenie tego typu zamówień. We wszystkich przypadkach wyboru wykonawcy dokonano w oparciu o propozycję sporządzającego wniosek o udzielenie zamówienia, bez wysyłania zapytań ofertowych do innych potencjalnych wykonawców lub zamieszczania ogłoszenia w przestrzeni publicznej, a szacowanie wartości zamówienia polegało na ustaleniu przyszłego wynagrodzenia z wybranym wykonawcą wskazanym imiennie we wniosku. Zdaniem NIK nie było podstaw do ograniczania dostępu do zamówień innym niż wskazanym imiennie we wnioskach osobom/podmiotom. Skutkiem powyższego było funkcjonowanie w MWP systemu udzielania zamówień, który nie gwarantował zlecania usług w sposób konkurencyjny i ponoszenia wydatków w sposób zapewniający uzyskiwanie najlepszych efektów z danych nakładów” zauważają kontrolerzy.
NIK podkreśla również, że budowa MWP wymagała udostępnienia terenu Cytadeli i opuszczenie go przez instytucje i jednostki wojskowe. Powołany przez MON zespół zadaniowy nie opracował jednak harmonogramu oraz oszacowania kosztów opuszczenia Cytadeli przez te podmioty, czego skutkiem – zdaniem NIK – było przesunięcie opuszczenia terenu Cytadeli do końca marca 2020 r. Jednocześnie kontrolerzy ustalili, że MON zapewniało środki na budowę Muzeum i rozliczenie wykonywanych prac. „We właściwy sposób wyznaczono podmioty i osoby odpowiedzialne za proces rozliczania finansowego i sprawozdawczości inwestycji. W MWP przyjęto i realizowano właściwy system rozliczania wykonywanych prac i zadań inwestycyjnych, a także realizowano w sposób zgodny z przepisami prawa zadania z zakresu sprawozdawczości i obsługi księgowej inwestycji” czytamy w raporcie. Jednak także w zakresie zapewnienia finansowania budowy i rozliczenia wykonywanych prac stwierdzono pewne nieprawidłowości. Pierwszą z nich było nieujęcie budowy siedziby MWP w dokumencie planistycznym określającym zamierzenie inwestycyjne Sił Zbrojnych w okresie 2007-2012, drugą – dwukrotne sporządzenie (w 2011 r. i w 2013 r.) programu inwestycji nieodpowiadającego założeniom finansowym planu inwestycji budowlanych (PIB).
NIK zbadała też nadzór, jaki sprawowany był nad procesem inwestycyjnym MWP. Stwierdzono, że zarówno nadzór inwestorski, jak i autorski były realizowane w sposób odpowiadający założeniom. Nadzór ministra obrony nad wydatkowaniem środków dotacji celowych przeznaczonych na inwestycję był wystarczający, ale zdaniem NIK podział kompetencji w nadzorze nad dotacjami między Departamentem Infrastruktury i Departamentem Edukacji, Kultury i Dziedzictwa Narodowego MON jest niejasny, co może powodować, że nadzór nad procesem inwestycyjnym będzie niewystarczający.
NIK zwraca też uwagę na nieterminowość procesu inwestycyjnego. Zgodnie z pierwotnymi założeniami MWP miało być ukończone w 2012 r. Obecna umowa MWP z generalnym wykonawcą oraz uzgodniony z MON program inwestycyjny przewidują zakończenie robót na 2021 r. Jednak, w ocenie NIK, termin ten jest zagrożony m.in. w związku z niepodjęciem przez Muzeum wystarczających starań w celu umożliwienia dokończenia robót budowlanych dotyczących ukończenia wjazdu na teren Cytadeli.
