Muzeum Sztuki Nowoczesnej w Warszawie poszukuje pracownika na stanowisko: asystent Dyrektorki Muzeum (starszy specjalista ds. administracyjnych).
Zadania:
- administrowanie kalendarzem spotkań,
- prowadzenie kluczowej korespondencji – wg wskazówek i potrzeb (także w języku angielskim),
- monitorowanie wskazanych działań i czuwanie nad ich terminową realizacją,
- nadzór nad obiegiem prowadzonej korespondencji Dyrektora i dbałość o zachowanie terminowości,
- research i przygotowywanie (w tym redagowanie) materiałów do planowanych działań Muzeum i ich prezentacji,
- terminowe zbieranie danych koniecznych do organizacji spotkań Rady Muzeum,
- udział w wydarzeniach programowych oraz spotkaniach wewnętrznych i zewnętrznych oraz, jeżeli wskazane, prowadzenie notatek z ww. spotkań,
- zlecanie tłumaczeń wybranych materiałów merytorycznych,
- dbałość o zaopatrzenie biura Dyrektora Muzeum,
- organizowanie kluczowych spotkań oraz wizyt zaproszonych gości (w tym zagranicznych), m.in. ustalanie programu wizyt, planowanie podróży i zakwaterowania, rezerwacja biletów, transfer z lotniska, catering, kontakt z gośćmi, rozliczanie delegacji i podróży służbowych, itp.,
- prowadzenie dokumentacji projektów Dyrektora Muzeum wraz z ich archiwizacją,
- obsługa budżetów pozostających w wyłącznej dyspozycji dyrektor Muzeum wraz z organizacją obiegu dokumentów kosztowych,
- obsługa dyrektora z zakresu procedur zamówień publicznych realizowanych na podstawie regulaminu,
- wsparcie z zakresu przygotowywania sprawozdawczości pozostającej w gestii dyrektora Muzeum,
- wsparcie koordynacyjne poszczególnych pionów organizacyjnych Muzeum,
- dla projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych – współpraca w przygotowaniu rozliczenia finansowego i raportu merytorycznego projektu.
Wymagania:
- wykształcenie wyższe humanistyczne,
- minimum 5 letnie doświadczenie zawodowe, w tym 2-letni staż pracy w zakresie organizacji pracy, w tym działań programowych i administracyjnych instytucji kultury,
- znajomość języka angielskiego na poziomie ok. C2,
- umiejętności prowadzenia organizacyjnego równolegle wielu procesów i projektów,
- znajomość regulacji zakresu archiwizacji dokumentów oraz realizacji zapisów instrukcji kancelaryjnej,
- doświadczenie w prowadzeniu korespondencji służbowej z urzędami i jednostkami administracji państwowej,
- komunikatywność i sumienność w zakresie powierzonych obowiązków.
Mile widziane:
- zainteresowania i wiedza na temat sztuki współczesnej,
- dodatkowa znajomość języków obcych,
- znajomość przepisów prawa związanych z działalnością instytucji kultury (ustawa o muzeach, ustawa o prowadzeniu działalności kulturalnej, ustawa o archiwalnym zasobie państwowym).
Muzeum szuka osób:
- kompetentnych merytorycznie w obszarze współczesnej kultury i sztuki, aktualnych zagadnień związanych z ekonomią, polityką, kulturą, myślą filozoficzną i humanistyczną,
- energicznych, komunikatywnych, dyskretnych,
- radzących sobie w trudnych sytuacjach i pod presją czasu,
- o dobrej organizacji pracy,
- odpowiedzialnych i zaangażowanych w powierzone zadania,
- lubiących wyzwania i pracę w dynamicznym, zmiennym środowisku projektowym.
Muzeum oferuje:
- zatrudnienie na pełen etat w oparciu o umowę o pracę,
- wynagrodzenie zasadnicze w wysokości od 5 500 do 7 500 zł brutto (zależne od posiadanego doświadczenia),
- dodatek stażowy (5-20% wartości wynagrodzenia zasadniczego – wysokość uzależniona od udokumentowanych lat pracy).
Dokumenty należy składać do 24 marca 2023 r.
Pełna oferta pracy na stronie Muzeum.
