Muzeum Powstania Poznańskiego – Czerwiec 1956 w Poznaniu poszukuje specjalisty/ki ds. administracyjnych
Miejsce wykonywania pracy: Muzeum Powstania Poznańskiego – Czerwiec 1956 w Poznaniu ul. Św. Marcin 80/82, 61-809 Poznań
Zakres podstawowych czynności
Do zakresu obowiązków na stanowisku należy w szczególności:
- Prowadzenie bieżącej dokumentacji administracyjnej oraz jej właściwe porządkowanie i archiwizowanie.
- Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów w organizacji.
- Przygotowywanie, redagowanie i ewidencjonowanie pism, notatek służbowych, zestawień, raportów i innych dokumentów.
- Prowadzenie rejestrów, ewidencji i wykazów administracyjnych.
- Kontrola kompletności, poprawności formalnej i aktualności dokumentacji.
- Monitorowanie terminów realizacji zadań, umów, zobowiązań i spraw administracyjnych.
- Organizowanie spotkań, przygotowywanie materiałów oraz sporządzanie notatek
i protokołów. - Dbanie o prawidłowe przechowywanie dokumentów oraz przestrzeganie zasad poufności
i ochrony danych. - Obsługa dokumentacji umów i CRU
- Przygotowywanie postepowań zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych.
- Monitorowanie publikowanych ogłoszeń o zamówieniach publicznych, przetargach
i zapytaniach ofertowych. - Analiza dokumentacji postępowań pod kątem wymagań formalnych, terminów
i wymaganych załączników. - Prowadzenie spraw związanych z bieżącym utrzymaniem instytucji, w tym spraw związanych z remontami i inwestycjami.
- Sporządzanie okresowych zestawień, raportów i analiz na potrzeby przełożonych.
- Obsługa elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją oraz innych narzędzi informatycznych.
- Współudział w opracowywaniu i aktualizacji procedur administracyjnych.
- Realizacja innych zadań administracyjnych zleconych przez przełożonego, związanych z zajmowanym stanowiskiem.
Wymagania obowiązkowe
Wymagania niezbędne:
- Wykształcenie m.in. wyższe co najmniej średnie, w szczególności na kierunku administracyjnym lub pokrewnym.
- M.in. 3 letnie doświadczenie w pracy administracyjnej,
- Znajomość zasad obiegu i archiwizacji dokumentacji.
- Znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office.
- Umiejętność redagowania pism i prowadzenia dokumentacji.
- Znajomość przepisów prawa dotyczących działalności instytucji kultury, postępowania z dokumentacją, postępowania dot. zamówień publicznych.
- Znajomość przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz dostępu do informacji publicznej.
- Umiejętność organizacji pracy własnej, systematyczność i dokładność.
- Komunikatywność, kultura osobista i umiejętność współpracy z pracownikami oraz interesantami.
- Odpowiedzialność za powierzone zadania i dokumentację.
Wymagania dodatkowe
- Gotowość do podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
- Doświadczenie w pracy w instytucji kultury lub jednostce sektora publicznego.
- Znajomość przepisów dotyczących postępowania z dokumentacją i działalności archiwów zakładowych.
Wymagane dokumenty
- List motywacyjny – własnoręcznie podpisany.
- Życiorys – cv – powinien być opatrzony podpisanym oświadczeniem kandydata „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji”.
- Kserokopie dokumentów potwierdzających zdobyte wykształcenie oraz kserokopie świadectw pracy i ukończonych kursach, szkoleniach, prosimy dostarczyć na rozmowę kwalifikacyjną.
- Dokumenty aplikacyjne kandydata, który został wyłoniony w procesie rekrutacji, zostaną dołączone do akt personalnych.
- Dokumenty kandydatów niewyłonionych w procesie rekrutacji nie będą przechowywane po zakończeniu rekrutacji i zostaną niezwłocznie zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie zawartych w nich danych osobowych, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
- Oświadczenie o niekaralności.
Inne informacje:
Warunki pracy:
- Miejsce pracy nie jest dostosowane do potrzeb osoby poruszającej się na wózku.
- Stanowisko nie posiada udogodnień dla osób z niepełnosprawnością wzroku i słuchu.
- Bezpośredni kontakt z klientami, pracownikami i instytucjami.
- Praca głównie przy komputerze.
- Wyjścia poza miejsca pracy.
Termin i miejsce składania dokumentów aplikacyjnych:
Planowany termin zatrudnienia w instytucji: listopad 2026
Forma zatrudnienia: umowa o pracę 1/1 etat
Adres do przesłania aplikacji:
- Muzeum Powstania Poznańskiego – Czerwiec 1956 w Poznaniu, ul. Św. Marcin 80/82, 61-809 Poznań, z napisem na kopercie „Nabór na stanowisko: Specjalista/ka ds. administracyjnych„
lub
- mailowo na adres: rekrutacja@muzeum-czerwiec1956.pl, tytuł e-maila „Nabór na stanowisko: Specjalista/ka ds. administracyjnych„.
Oferujemy:
- Jasna ścieżka zatrudnienia: rozpoczynamy współpracę od umowy na czas określony 6 m-cy, dążąc do stałego zatrudnienia (na czas nieokreślony) po wyczerpaniu limitów kodeksowych.
- Przejrzyste warunki finansowe: stabilną podstawę wynagrodzenia zasadniczego (szczegółowe informacje o budżecie stanowiska przedstawiamy kandydatom zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną).
- Dodatek stażowy: dodatek za wysługę lat, naliczany proporcjonalnie do udokumentowanego stażu pracy, wynoszący od 5% aż do 20% podstawy (po 20 latach pracy).
- Możliwość przystąpienia do ubezpieczenia grupowego.
Uwaga:
1. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.
2. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnego z kandydatów.
3. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.
Składanie ofert
Oferty, zawierające wymienione dokumenty, prosimy składać pod adresem: Muzeum Powstania Poznańskiego – Czerwiec 1956 w Poznaniu, ul. Św. Marcin 80/82, 61-809 Poznań w terminie do 2026-10-30.
Muzeum Powstania Poznańskiego – Czerwiec 1956 w Poznaniu zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.
Przetwarzanie danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Powstania Poznańskiego – Czerwiec 1956 w Poznaniu. Dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz w przypadku wyrażenia odrębnej zgody także przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie przepisów prawa pracy, art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a w zakresie danych podanych dobrowolnie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, cofnięcia zgody oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Pełna treść klauzuli informacyjnej dostępna jest w siedzibie Muzeum. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: iod@muzeum-czerwiec1956.pl.
